Campos obligatorios de una factura: cómo hacerla bien

Los campos obligatorios de una factura son los datos que la ley te exige incluir para que ese documento sirva de verdad: justificar un ingreso o un gasto, permitir que tu cliente se deduzca el IVA y sostener tu contabilidad ante Hacienda. No son un formalismo: una factura a la que le falta el NIF del cliente, el desglose del IVA o la fecha correcta es una factura incompleta y puede rechazarse.

Conviene distinguir la factura de otros papeles que se le parecen. Un presupuesto es una oferta previa, un albarán acredita la entrega de la mercancía y un simple tique de caja sin más datos no siempre es una factura válida. La factura es el único documento que cierra fiscalmente la operación, y por eso su contenido está regulado hasta el detalle.

Esa regulación es el Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012). Distingue dos tipos: la factura completa u ordinaria, con todos los datos, y la factura simplificada, que sustituyó al antiguo tique y lleva menos campos. En esta guía repasamos qué datos exige cada una, cuándo puedes emitir la simplificada, cómo afecta a la deducción del IVA de tu cliente y qué elementos nuevos añade VeriFactu.

Si estás empezando y aún tienes dudas sobre qué necesitas para emitir tus primeras facturas, te vendrá bien leer antes qué necesita un autónomo para facturar correctamente. Aquí nos centramos en el contenido: los campos que no pueden faltar.

La factura completa es el documento estándar y el que debes emitir por defecto cuando no se cumplen los requisitos de la simplificada. Según el artículo 6 del Reglamento de facturación (RD 1619/2012), estos son los datos que no pueden faltar:

• Número y, en su caso, serie. La numeración debe ser correlativa dentro de cada serie: no puedes saltarte números ni repetirlos.
• Fecha de expedición. El día en que emites la factura.
• Nombre o razón social y NIF del emisor. Tus datos completos como quien factura.
• Nombre o razón social y NIF del destinatario. Los datos de tu cliente, imprescindibles para que pueda deducirse el IVA.
• Domicilio del emisor y del destinatario. La dirección fiscal de ambas partes.
• Descripción de las operaciones. Qué has vendido o qué servicio has prestado, con los datos necesarios para determinar la base imponible (cantidad, precio unitario y descuentos, si los hay).
• Base imponible de cada operación. El importe sobre el que se calcula el IVA, antes de impuestos.
• Tipo impositivo de IVA y cuota repercutida, consignada por separado. El porcentaje aplicado (21 %, 10 % o 4 %) y la cuota resultante, que debe figurar de forma separada, no englobada en el total.
• Fecha de la operación, cuando sea distinta de la de expedición, o la fecha del pago anticipado si lo hubo.

A esos datos se suman, cuando proceda, otras menciones: por ejemplo, la referencia a la exención si la operación está exenta de IVA, la mención «facturación por el destinatario» si es el cliente quien expide la factura, o «inversión del sujeto pasivo» en las operaciones en que el impuesto lo declara el comprador. La Agencia Tributaria recoge todos estos supuestos en su manual de facturación.

La imagen de abajo señala estos nueve datos sobre una factura real, para que veas de un vistazo dónde va cada uno. El error más habitual no es inventarse un campo, sino olvidar uno: normalmente el NIF del cliente, el domicilio o el desglose del IVA por separado.

La factura simplificada es lo que hasta 2013 se llamaba «tique». Sigue siendo una factura con todos sus efectos, pero con un contenido reducido pensado para las operaciones pequeñas y para negocios de mucho volumen, como un bar, una tienda o una peluquería. El artículo 7 del Reglamento le pide bastantes menos datos que a la completa:

• Número y, en su caso, serie. Igual que la completa, con numeración correlativa.
• Fecha de expedición y, si es distinta, fecha de la operación.
• NIF y nombre o razón social del emisor. Solo los datos de quien emite; no hace falta identificar al cliente.
• Descripción de los bienes entregados o servicios prestados. Basta con el tipo de bien o servicio, sin el detalle exhaustivo de la completa.
• Tipo impositivo y, opcionalmente, la expresión «IVA incluido».
• Contraprestación total, es decir, el importe que paga el cliente.

La diferencia de fondo es clara: en la simplificada no se identifica al destinatario y el IVA puede ir «incluido» en el total en lugar de desglosarse por separado. Eso agiliza mucho el cobro en un mostrador, donde no vas a pedir el NIF a cada cliente. Pero, como veremos, esa comodidad tiene una contrapartida cuando el cliente necesita deducirse el IVA.

Ojo con un matiz importante: la factura simplificada es un documento formal, no un recibo informal escrito a mano. Tiene que salir de tu sistema de facturación, llevar numeración correlativa y quedar registrada igual que cualquier otra factura. Un papelito sin número no es una factura simplificada válida.

No puedes elegir libremente entre una y otra: la ley marca cuándo se puede emitir la simplificada. La regla general es sencilla y depende del importe:

• Hasta 400 € (IVA incluido): puedes emitir factura simplificada en cualquier operación.
• Hasta 3.000 € (IVA incluido): también puedes emitirla, pero solo en determinados sectores en los que tradicionalmente se admitían tiques. Entre ellos, ventas al por menor, ventas o servicios a domicilio, transporte de personas, hostelería y restauración, salas de baile y discotecas, peluquerías e institutos de belleza, aparcamientos, autopistas de peaje y alquiler de películas, entre otros.

Por encima de esos importes, o fuera de esos sectores, tienes que emitir factura completa. Y hay operaciones en las que la simplificada nunca sirve, aunque el importe sea bajo: las entregas intracomunitarias de bienes, las ventas a distancia, las operaciones con inversión del sujeto pasivo y, en general, aquellas en las que el destinatario sea un empresario o profesional que exija factura completa para ejercer su derecho a deducir. En esos casos, estás obligado a expedir la completa aunque tú preferirías la rápida.

La tabla comparativa de abajo resume qué campos lleva cada tipo y cuándo puedes usar la simplificada. Guárdala: resuelve el 90 % de las dudas del día a día.

Un consejo práctico: si trabajas de cara al público pero de vez en cuando te piden factura «con todos los datos» (autónomos y empresas que van a deducirse el gasto), configura tu sistema para poder emitir las dos con un clic. Con FactuTPV eliges el tipo al cobrar y, si el cliente lo pide, conviertes la operación en factura completa sin rehacer nada. Si además quieres tener VeriFactu bien ajustado desde el principio, te explicamos cómo configurar VeriFactu en FactuTPV paso a paso.

Aquí está el matiz que más dinero cuesta y que muchos negocios pasan por alto. Una factura simplificada normal, la que sale por defecto en un mostrador, no permite a tu cliente deducirse el IVA. ¿Por qué? Porque no lleva sus datos identificativos, así que Hacienda no puede comprobar quién soportó ese gasto ni atribuírselo.

La solución la da el propio Reglamento: existe la factura simplificada cualificada. Si a una simplificada le añades el NIF y el domicilio del destinatario y consignas la cuota de IVA repercutida por separado, ese documento sí habilita la deducción. En la práctica, es una simplificada con los datos suficientes para tener los mismos efectos fiscales que una completa.

¿Qué significa esto en tu negocio? Que cuando un cliente empresario o autónomo te diga «necesito factura», no basta con darle el tique: tienes que añadir sus datos fiscales y el desglose del IVA. Por eso es tan cómodo un sistema que te permita, sobre la misma venta, pedir el NIF del cliente y emitir la factura correcta al momento, sin tener que anular el tique y rehacerlo.

Y si te equivocaste o el cliente pide la factura después, siempre puedes corregir con una factura rectificativa, que es el mecanismo previsto para enmendar o completar una factura ya emitida sin borrar la original.

A los campos «de siempre» del Reglamento de facturación, VeriFactu suma dos elementos nuevos que ya forman parte del contenido de la factura. VeriFactu es el sistema antifraude regulado por el Real Decreto 1007/2023 y desarrollado por la Orden HAC/1177/2024, que obliga a que el software de facturación genere un registro inalterable de cada factura.

En concreto, tu factura pasa a llevar:

• Una huella o «hash». Por cada factura, el sistema genera un código criptográfico que la encadena con la anterior. Si alguien manipulase una factura del pasado, la cadena se rompería y quedaría en evidencia.
• Un código QR. Se imprime en la factura o el tique y contiene los datos clave (NIF del emisor, número y fecha, importe total y parte de la huella), de modo que el cliente puede verificarla en la sede electrónica de la Agencia Tributaria.
• La leyenda «VERI*FACTU» o «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT», cuando el sistema remite los registros a Hacienda en tiempo real.

Sobre las fechas conviene tener el calendario claro, porque se ha aplazado. Tras la prórroga aprobada por el Real Decreto-ley 15/2025, VeriFactu será obligatorio para las sociedades a partir del 1 de enero de 2027 y para los autónomos y demás contribuyentes desde el 1 de julio de 2027. Hasta entonces puedes ir adaptándote sin prisa, pero con tiempo. Si quieres entender el sistema a fondo, tienes la guía completa de qué es VeriFactu.

La buena noticia es que estos elementos no tienes que calcularlos tú: los añade el software de facturación de forma automática. Tu única obligación es usar un programa que cumpla el reglamento, y que la huella y el QR aparezcan en cada factura sin que tengas que pensar en ellos.

Antes de dar por buena una factura, repasa mentalmente esta lista: número y serie correlativos; fecha de expedición; tus datos y NIF; los datos y NIF del cliente (si es completa); domicilio de ambos; descripción clara de la operación; base imponible; tipo de IVA y cuota por separado; y, cuando toque, fecha de la operación y las menciones especiales. Si emites simplificada, revisa que no superas los límites de 400 € o 3.000 € y que el sector te lo permite. Y comprueba que la huella y el QR de VeriFactu aparecen en el documento.

Parece mucho, pero en el día a día no deberías comprobar nada de esto a mano: es justo lo que un buen software hace por ti. Ahí es donde entra FactuTPV. Y si además acabas de empezar y estás con el papeleo, te puede venir bien nuestra guía de cómo darse de alta como autónomo para tenerlo todo en orden desde el primer día.