Modelo 111 de retenciones: qué es y cómo rellenarlo

El modelo 111 es la declaración trimestral con la que ingresas en Hacienda las retenciones de IRPF que has practicado a tus trabajadores y a los profesionales que te facturan con retención. Dicho de otra forma: cuando pagas una nómina o la factura de un profesional, no le entregas todo el importe, sino que "guardas" un porcentaje en concepto de IRPF; ese dinero no es tuyo, es de Hacienda, y el modelo 111 es el impreso con el que se lo ingresas cada tres meses.

Es uno de los modelos más habituales en el día a día de autónomos y pymes, y también uno de los que más dudas genera: quién tiene que presentarlo, qué importes entran, en qué se diferencia del modelo 190 o del 130. La confusión sale cara, porque presentarlo tarde o mal conlleva recargos y sanciones.

En esta guía lo vemos claro y sin tecnicismos: qué es exactamente el modelo 111, quién está obligado, cuándo se presenta, qué retenciones incluye (y cuáles no), cómo se rellena paso a paso y los errores que más se repiten. Si además llevas otros impuestos trimestrales, te vendrá bien tener a la vista la guía del modelo 303 de IVA, que se presenta en los mismos plazos.

Está obligado a presentar el modelo 111 cualquier autónomo o empresa que haya practicado retenciones de IRPF durante el trimestre. No depende de tu tamaño, sino de si has retenido a alguien. Los casos típicos son:

• Tienes empleados. Cada nómina lleva una retención de IRPF que le practicas al trabajador; ese importe se ingresa con el 111.
• Recibes facturas de profesionales con retención. Aquí está la sorpresa para muchos autónomos: aunque no tengas empleados, si contratas a un gestor, un diseñador, un abogado o cualquier profesional que te factura con retención de IRPF (normalmente el 15 %, o el 7 % si es nuevo autónomo), eres tú quien debe ingresar esa retención mediante el 111.
• Pagas ciertos premios o rendimientos sujetos a retención, aunque es menos frecuente en una pyme.

La regla práctica: si en tus nóminas o en las facturas que recibes de profesionales aparece una retención de IRPF, tienes que presentar el 111 aunque el resultado sea pequeño. Y si un trimestre no has retenido nada, por lo general no hay obligación de presentarlo (salvo que ya vinieras presentándolo con regularidad, en cuyo caso conviene consultarlo con tu asesor).

El modelo 111 se presenta cada trimestre, dentro de los 20 primeros días naturales del mes siguiente al cierre del trimestre. Es decir, en abril, julio, octubre y enero:

• 1T (enero-marzo): del 1 al 20 de abril.
• 2T (abril-junio): del 1 al 20 de julio.
• 3T (julio-septiembre): del 1 al 20 de octubre.
• 4T (octubre-diciembre): del 1 al 20 de enero, junto con el resumen anual (modelo 190).

Dos matices importantes. Si domicilias el pago, el plazo se acorta unos días (normalmente hasta el día 15), así que no lo dejes para el último momento. Y las grandes empresas (las que facturan más de 6 millones de euros) presentan el 111 mensualmente, no trimestralmente; la mayoría de pymes y autónomos van por trimestres.

Si estás leyendo esto en verano, el que tienes a la vuelta de la esquina es el del tercer trimestre, que se presenta en octubre. Prepararlo con tiempo evita sustos.

El modelo 111 recoge solo las retenciones de IRPF por rendimientos del trabajo y por actividades profesionales. Es clave no mezclarlo con otros impuestos:

Sí van en el 111:

• Rendimientos del trabajo: la retención de IRPF de las nóminas de tus empleados, y también la de los finiquitos. El porcentaje depende de las tablas de IRPF según el salario y la situación personal de cada trabajador.
• Actividades profesionales: la retención de las facturas de profesionales. El tipo general es el 15 %, que baja al 7 % para nuevos autónomos (el año de alta y los dos siguientes).

No van en el 111:

• La retención del alquiler del local: va en el modelo 115, no en el 111.
• El IVA: se declara en el modelo 303, aparte.

Cada impuesto tiene su modelo, y mezclarlos es uno de los errores más comunes. Si tienes dudas con el resto de tus obligaciones, la guía fiscal de modelos AEAT te da el mapa completo.

Rellenar el modelo 111 consiste en sumar, por bloques, el número de perceptores, lo que les has pagado y lo que les has retenido. Se presenta de forma telemática en la Sede Electrónica de la Agencia Tributaria. Estos son los pasos:

1. Identificación y periodo. Indica tu NIF, el ejercicio y el trimestre que declaras (1T, 2T, 3T o 4T).
2. Rendimientos del trabajo. Anota el número de empleados a los que has pagado, el importe total de sus percepciones y el total de retenciones que les has practicado en el trimestre.
3. Rendimientos de actividades económicas. Haz lo mismo con los profesionales que te han facturado con retención: número de perceptores, base y retenciones.
4. Otros rendimientos (premios, ganancias, etc.), si los hubiera. La mayoría de pymes dejan estos apartados vacíos.
5. Total a ingresar. El modelo suma automáticamente todas las retenciones. Ese resultado es lo que ingresas a Hacienda.
6. Presentación y pago. Presentas el modelo con certificado digital, Cl@ve o el sistema que uses, y eliges cómo pagar (domiciliación, cargo en cuenta, etc.).

La parte que da trabajo no es rellenar el impreso, sino tener bien los números: cuánto has pagado y retenido a cada uno. Si llevas las nóminas y las facturas ordenadas durante el trimestre, el 111 se hace en minutos. Si lo dejas todo para octubre, se convierte en una tarde de reconstruir importes.

El 111 no va solo: forma parte de un pequeño grupo de modelos de retenciones que conviene no confundir. Así encajan:

• Modelo 111: la declaración trimestral de las retenciones de IRPF por trabajo y actividades profesionales. Es la "factura" trimestral de lo retenido.
• Modelo 190: el resumen anual del 111. En enero declaras, persona por persona, todo lo que has retenido a lo largo del año en los cuatro modelos 111. No se paga nada nuevo: es un resumen informativo.
• Modelo 115: el equivalente al 111 pero para las retenciones del alquiler de locales. También es trimestral, y su resumen anual es el modelo 180.

La forma sencilla de recordarlo: el 111 es lo que ingresas cada trimestre por las retenciones de trabajo y profesionales; el 190 es el resumen de todo el año de esos 111; y el alquiler va por su cuenta en el 115. Y si además haces pagos fraccionados de tu propio IRPF como autónomo, eso es otro modelo distinto, el modelo 130.

Estos son los fallos que más disgustos dan, y que se evitan con un poco de orden:

• Olvidar las facturas de profesionales. Muchos autónomos sin empleados creen que no les afecta, pero si su gestor o un freelance les factura con retención, están obligados a presentar el 111.
• Meter el alquiler en el 111. La retención del alquiler va en el modelo 115. Es de los errores más habituales.
• Presentarlo fuera de plazo. Pasado el día 20 (o el 15 si domicilias), hay recargos. Y si es Hacienda quien te lo reclama, la sanción es mayor.
• No cuadrar el 111 con el 190. La suma de los cuatro 111 del año debe coincidir con el resumen anual. Si no cuadra, saltan las alarmas.
• Aplicar mal el porcentaje de retención. Confundir el 15 % general con el 7 % de nuevos autónomos, o usar una tabla de trabajo desactualizada, distorsiona el importe.

La mejor prevención es llevar las retenciones al día y apoyarte en tu asesor para los porcentajes. Un buen registro durante el trimestre convierte el 111 en un trámite rápido en lugar de una carrera contrarreloj.

El modelo 111 no tiene truco una vez lo entiendes: es ingresar cada trimestre las retenciones de IRPF que has practicado a trabajadores y profesionales, dentro de los 20 primeros días de abril, julio, octubre y enero. Lo que marca la diferencia entre un trámite de cinco minutos y un dolor de cabeza es llegar con los importes ordenados.

Por eso vale la pena llevar la facturación y las ventas bien registradas durante todo el trimestre: cuando toca presentar, los números ya están, y solo tienes que trasladarlos (tú o tu asesor) al modelo.